Perencanaan, Pengelolaan dan Kerangka Kerja Sistem Informasi

. Perencanaan Sistem Informasi
Perencanaan informasi adalah bagaimana merencanakan penerapan pengetahuan tentang sistem informasi pada organisasi.
Suau organisasi dengan perencanaan yang matang menghasilkan sistem informasi yang handal dan sesuai dengan yang telah direncanakan.
Suatu organisasi yang maju dan modern, tentunya selalu merencanakan sistemnya secara modern dan dengan teknologi yang modern juga.
Untuk mencapai suatu sistem yang baik tentunya harus melewati tahapan berikut :
Tahap 1 : Ide (Idea)
Ide adalah hal terpenting dalam berorganisasi, dengan banyaknya ide-ide yang membangun maka organisasi akan semakin dapat maju dan bersaing. Bayangkan bila tidak ada ide sama sekali maka suatu organisasi tidak akan bisa bertahan hidup dari persaingan usaha yang semakin banyak dan beragam.
Tetapi bila ide yang dicetuskan tidak bersifat membangun dan menopang kehidupan usaha organisasi, maka pasti perusahaan tidak bisa bertahan lama. Apalagi pesaing-pesaing mempunyai ide dan inovasi terhadap produknya, maka pengguna produk akan banyak beralih ke produk-produk lain tersebut.
Tahap 2 : Perencanaan ( Planning)
Perencanaan sistem informasi yang baik akan menghasilkan suatu pondasi yang kokoh untuk seterusnya dirancang sistem informasi yang handal dan sesuai dengan yang diharapkan.
Perencanaan sistem berusaha untuk menerapkan suatu teknik atau cara dalam membangun sistem yang tentunya sesuai dengan harapan semua pihak yang berkepentingan.
Tahap 3 : Perancangan (design)
Merancang / mendesign pemecahan masalah dengan ditopang oleh ide-ide yang bersifat membangun.
Merancang suatu sistem infromasi memerlukan kemampuan dan pengalaman perancangan yang tinggi karena merancang berarti membuat pondasi dan kerangka sistem informasi yang mestinya harus kokoh dan kuat. Kekokohan rancangan yang dibangun juga harus benar-benar teruji. Pengujian rancangan dilakukan untuk menghindari terjadinya kegagalan sistem atau kerusakan sistem yang berakibat pada terganggunya proses pengolahan data menjadi produk informasi yang baik.
Tahap 4 : Aplikasi Sistem
Perancangan yang sudah selesai tentunya harus diaplikasi ke sistem nyata dari organisasi, dalam arti dijalankan untuk mendukung kegiatan usaha organisasi.
Tahap 5 : Pengawasan / Pengontrolan
Sistem yang sudah diaplikasikan perlu dikontrol secara terus menerus untuk mengetahui apakah sistem informasi sudah berjalan secara baik atau perlu adanya penambahan atahu pengurungan.
Kontrol sistem mutlak diperlukan bagi setiap organisasi yang menjalankan usahanya.
Contoh :
Pengelolaan institusi pendidikan negeri maupun swasta tentu ada komponen pengawas, bila di istitusi negeri yang menjadi pengawas adalah BPK (Badan Pengawas Keuangan) dan BPKP (Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan)
Pengelolaan perusahaan bus umum tentu ada bagian pengontrol penumpang dan pengontrol crew bus.
Tanpa adanya kontrol yang baik suatu organisasi akan berjalan timpang dan semau gue. Akibat tidak adanya kontrol terhadap organisasi, maka pengambil keputusan tidak akan bisa bahkan sulit menetukan kebijakan yang akan diambil untuk perbaikan atau kelangsungan usaha organisasi yang dikelola.
Tahap 6 : Penilaian / Evaluasi
Penilaian / evaluasi dilakukan untuk mengetahui apakah ada perubahan atau tidak dalam usaha yang dijalankan organisasi.
Penilaian / evaluasi biasanya dilakukan oleh pengambil keputusan di akir periode kegiatan. Bila ternyata ada kendala maka perlu adanya perbaikan yang sesegera mungkin supaya tidak menyebabkan kerugian terhadap kelangsungan usaha organisasi.
Tahap 7 : Maintenance / Tindak lanjut
Maintenance adalah perbaikan yang dilakukan secara rutin terhadap usaha yang dijalankan organisasi. Maintenance dilakukan atas dasar evaluasi yang telah ditetapkan pemecahannya dan usaha perlu diperbaiki untuk meningkatkan kinerja dan juga untuk memperbaiki kondisi usaha bila dalam perjalanan usahanya mengalami kerugian.
Semua organisasi memerlukan maintenance di segala bidang karena maintenance untuk menstabilkan jalannya usaha.
Bayangkan suatu organisasi tanpa maintenance maka umur usahanya tentun tidak bisa diperkirakan bahkan akan terjadi kerusakan sebelum masanya.
Contoh :
Mobil, bila mobil dipakai terus tanpa ada maintenance niscaya lebih cepat rusak dan mestinya bisa dipakai selama 5 tahun, karena tidak dimaintenance belum sampai 5 tahun sudah masuk garasi atau bahkan diloakkan.
Komputer, komputer juga perlu dimaintenance. Kebanyakan suatu lembaga pendidikan meremehkan maintenance bulanan, padahal maintenance perangkat komputer sangat diperlukan sekali, sayang anggaran maintenance jarang sekali diberikan, bahkan terkadang biaya maintenance diabaikan, akibatnya semestinya dalam suatu laboratorium 40 unit perangkat komputer yang beroperasi, karena terjadi kerusakan dan tidak pernah ada maintenance bisa-bisa tinggal 2 atau 3 unit saja yang beroperasi.Hal ini menandakan kalau manajemen laboratorium sangat parah dan perlu diamputasi.
3.3.2. Pengelolaan Sistem Informasi
Pengelolaan sistem informasi merupakan bagian yang sangat penting dalam organisasi. Pengelolaan sistem merupakan faktor kunci bagi suksesnya usaha organisasi.
Dalam berorganisasi perlu adanya pengelola sistem informasi. Pengelola sistem informasi terdiri dari manajer dan staf bawahannya.
Pengelolaan sistem informasi diperlukan untuk menghasilkan produk informasi yang berdaya guna.
Perkembangan industri yang sangat pesat mengakibatkan adanya penataan sistem yang lebih baik lagi seperti sistem tenaga kerja, sistem pembiayaan, sistem pemasaran dan sistem pembelian.
Dengan tertatanya sistem ke arah yang lebih baik lagi tentunya mempunyai nilai positif bagi pekembangan organisasi. Pengguna informasi akan semakin percaya dan yakin terhadap produk yang dihasilkan. Dan tentunya tidak akan pindah ke lain organisasi.
Manajer yang baik dan handal tentunya mempunyai tanggung jawab yang berat dalam mengelola organisasinya.
Organisasi yang besar dan hebat pasti memiliki manajer-manajer yang handal dan hebat pula dengan ide dan inovasi yang selalu mengikuti perubahan lingkungan usaha. Betapa pentingnya manajer bagi perkembangan usaha organisasi mengakibatkan ada satu atau beberapa manajer yang dihargai sangat mahal karena keahliannya yang tinggi.
Manajer suatu perusahaan besar membawahi bawahan yang sanga banyak pula. Tanggung jawabnya terhadap kinerja bawahan juga harus benar-benar teruji dan juga tanggung jawabya terhadap produk informasi yang dihasilkan.
3.3.3. Kerangka Kerja Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2007), Sistem Informasi bisnis dapat dijelaskan berdasarkan kerangka kerja sebagai berikut :
1. Konsep Dasar
Konsep dasar dari sistem informasi, terutama yang berkaitan dengan konsep bisnis dan manajerial serta konsep teknis dan perilaku sistem informasi. Modul ini akan membahas konsep fundamental ini.
2. Teknologi Informasi
Perangkat keras, lunak, jaringan, manajemen data, serta internet merupakan bahasan utama dari kerangka ini.
3. Aplikasi Bisnis
Penggunaan sistem informasi untuk kepentingan operasional, pengambilan keputusan manajemen, serta menciptakan keunggulan kompetitif dari sebuah bisnis. Modul 2: Sistem Informasi Bisnis dan Pengembangannya akan membahas kerangka ini lebih mendetil.
4. Proses Pengembangan
Bagaimana merencanakan, menganalisis, mengembangkan, serta mengimplementasikan sistem informasi di dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tercapai.
5. Tantangan Manajemen
Pengelolaan terhadap tantangan yang muncul atas penggunaan sistem informasi, termasuk tantangan etika dan keamanan.
Tantangan Manajemen
Sistem Informasi
Teknologi Informasi
Aplikasi Bisnis
Proses Pengembangan
Konsep Dasar
Gambar 3.4. Kerangka Kerja Sistem Informasi
3.4. Penilaian dan Pengendalian Sistem Informasi
3.4.1. Penilaian Sistem Informasi
Penilaian sistem informasi dipakai manajer dalam membuat keputusan.
Penilaian menduduki posisi yang sangat strategis dalam kaitannya dengan komponen lain seperti komponen masukan, proses, produk informasi yang dihasilkan.
Pengelolaan sistem informasi dianggap efisien dan berdaya guna bila serangkain komponen berjalan sesuai dengan perencanaan yang matang dan proses produksi tidak melenceng jauh dari perencanaannya dan juga hasil yang dicapai juga sesuai dengan yang direncanakan.
Biasanya perencanaan akan terjadi perubahan pada prakteknya karena adanya faktor yang tak terduga, seperti bencana alam, kenaikan biaya produksi, kenaikan bahan bakar minyak (bbm) dan banyak lagi peristiwa yang tak terduga lainnya.
Dari sinilah penilain sistem informasi diperlukan karena perencanaan yang sangat matang dan diawal dinilai dengan kondisi bagus tetapi ternyata ada perubahan yang tidak dikehendaki, hal ini tentu menjadi pekerjaan yang srius bagi menajer untuk bisa memperbaikinya supaya usaha organisasi tetap berjalan dengan mulus.
Strategi penilaian dalam sistem informasi :
1. Input
Penilaian terhadap perencanaan informasi yang biasanya perencanaan informasi disusun berdsarkan skala prioritas.
1. Proses
Penilaian terhadap pelaksanaan perubahan dari input berupa pengumpulan data, pengolahan data, penilaian dan penyebarluasan data.
Penilaian terhadap proses juga penting sekali untuk mengendalikan prioritas yang segera diproses dan biaya prosesnya.
Bila prioritas proses dan biaya proses tidak diperhatikan penilaiannya maka bisa berakibat organisasi merugi dan banyak pekerjaan yang sia-sia.
1. Produk
Penilaian terhadap produk yang dihasilkan juga sangat penting sekali karena produk merupakan hasil akhir dari serangkaian sistem informasi organisasi. Bila produk yang dihasilkan tidak sesuai alias cacat maka berimbas pada pemasaran yang terganggu, bagian pemasaran akan sia-sia dalam menawarkan produk yang dihasilkan oleh organisasi.
Produk yang cacat tidak mungkin laku di pasaran. Tetapi apabila penilaian terhadap produk sebelum dilemapra ke pasaran maka cacat produksi akan diminimalisasi, biasanya di bagian akhir sebelum packing produk diadakan pengecekan dan validasi produk. Dalam istilah industri bagian pengecekan adalah QC ( Quality Control). Bagian inilah yang berperan sangat besar untuk menjaga produk tetap terjamin kualitasnya dan produk yang keluar untuk dipasarkan sudah benar-benar diseleksi secara ketat.
Tetapi sangat disayangkan reward yang diberikan kepada bagian QC sangat minim sekali, biasanya honor yang diterima bagian QC sama saja dengan bagian produksi. Padahal QC dituntut harus benar-benar menguasai ciri-ciri produk yang bagus dan berkualitas.
Dari sinilah banyak organisasi yang pada akhirnya tutup usahanya karena tidak mampu bersaing. Sebenarnya kadang-kadang masalahnya bukan karena produk tersebut tidak up to date tetapi terkadang QC yang memeriksa produk sembrono dan tidak merasa punya tanggung jawab terhadap barang yang diperiksa. Mengapa bisa terjadi ? karena dengan honor yang kecil tidak akan merubah perilaku QC dalam memeriksa produk.
Sia-sia saja perusahaan yang sudah menyandang sertifikasi yang diakui baik nasional maupun internasional kalau tenaga Qcnya tidak begitu diperhatikan kesejahteraannya.
Dari sinilah bisa digambarkan betapa sangat pentingnya penilaian terhadap produk yang akan dijual ke pasaran.
Berdasarkan hasil penilaian dapat dibuat suatu keputusan tentang sistem informasi berupa :
1. Kebutuhan pasar yang nyata.
Didasarkan atas observasi, survey dan penelitian di lapangan.
1. Planning yang berkualitas.
Didasarkan atas kebutuhan pasa yang nyata
1. Proses kegiatan sistem informasi yang tepat.
Didasarkan atas planning yang berkualitas
1. Kualitas produk yang baik.
Didasarkan atas proses kegiatan sistem informasi yang berkualitas.
3.4.2. Pengendalian Sistem Informasi
Pengendalian sistem informasi merupakan proses pengamatan setiap tahap dalam pengelolaan informasi.
Pengelola sistem informasi juga berperan sebagai penegendali kelancaran serangkaian proses sistem informasi dalam menghasilkan suatu produk informasi yang menjadi andalan dari organisasi yang dikelola.
Pengendalian sistem informasi menjadi hal yang tidak terpisahkan terhadap pengelolaan sistem informasi
Pengelola sistem informasi harus mempunyai jiwa pengelola yang handal dan trampil dalam mengendalikan sistem informasi.
Kemampuan yang mutlak mesti dimiliki pengelola sistem informasi yaitu kemampuan :
1. Mengendalikan rencana sistem informasi.
Kemampuan dalam mengendalikan rencana sistem yang disusun menurut skala prioritas kebutuhan organisasi
1. Mengendalikan pelaksana sistem informasi.
Kemampuan dalam mengendalikan pelaksana sebagai motor penggerak sistem informasi. Pelaksana harus terkendali secara baik karena kalau pelaksana sistem mampu dikendalikan maka sistem informasi akan berjalan secara benar.
Bila sistem informasi tidak berjalan secara benar maka akan memudahkan terjadinya permasalahan baru dan juga permasalahan yang mungkin bisa merugikan organisasi.
1. Mengendalikan proses sistem informasi.
Kemampuan dalam melaksanakan proses sistem informasi yang akan terus berjalan karena terus-menerus dikendalikan oleh pengelola. Pengendalian proses bertujuan untuk menjaga kualitas produk yang diproses. Produk yang baik pasti dibawah pengendalian sistem yang ketat dan teliti.
Produk yang tidak baik biasanya tidak dalam kendali sistem yang ketat.
1. Konsolidasi dan koordinasi.
Dalam mengendalikan sistem informasi maka perlu adanya pembinaan dan pembelajaran terhadap pelaku sistem informasi.
Kegiatan yang dilaksanakan adalah :
1. Bimbingan teknis
Bimbingan teknis diberikan kepada pelaksana teknis dalam meningkatkan kemampuan dalam menjalankan sistem informasi.
1. Kerjasama
Kerjasama digalakkan dalam berbagai pelaksanaan sistem informasi, baik dari dalam maupun dari luar ogranisasi
1. Pengkajian
Pengkajian dilakukan untuk mengkaji masalah-masalah yang muncul dalam pelaksanan sistem informasi
1. Pelatihan
Pelatihan dan pendidikan diperlukan untuk tenaga pelaksana untuk mengasah kemampuan dalam melaksanakan sistem informasi, supaya setiap ada perubahan tenaga pelaksana akan dengan segera melakukan perbaikan-perbaikan karena pelaksana sistem sudah terlatih dalam menghadapai berbagai permasalahan yang ada.

Sumber : http://akhifais.wordpress.com/2010/04/21/materi-kelima-perencanaan-pengelolaan-dan-kerangka-kerja-sistem-informasi/